Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών
Βελτιώνουμε τον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρησή σας
Ο Ανασχεδιασμός Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Re-Engineering) δεν είναι απλώς η αλλαγή κάποιων διαδικασιών ή η δημιουργία νέων οδηγιών και εντύπων. Είναι η συστηματική επανεξέταση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί μια επιχείρηση, με στόχο να εντοπιστούν σημεία που δημιουργούν καθυστερήσεις, περιττό κόστος, επαναλαμβανόμενες εργασίες, ασάφεια αρμοδιοτήτων ή απώλεια παραγωγικότητας.
Στην Toolit ξεκινάμε από την πραγματική λειτουργία της επιχείρησης. Συζητούμε με τη Διοίκηση και τους ανθρώπους που συμμετέχουν στις διαδικασίες, παρατηρούμε τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η εργασία και καταγράφουμε τα σημεία στα οποία η καθημερινή λειτουργία μπορεί να γίνει απλούστερη και αποτελεσματικότερη.
Δεν μας ενδιαφέρει να δημιουργήσουμε ένα θεωρητικό μοντέλο που θα παραμείνει στα χαρτιά. Στόχος είναι οι αλλαγές που προτείνονται να μπορούν να εφαρμοστούν στην πράξη και να οδηγούν σε μετρήσιμη βελτίωση της λειτουργίας της επιχείρησης.
Το μοντέλο των 6 βημάτων
1. Συζητούμε και κατανοούμε
Ξεκινάμε από τη Διοίκηση και τους ανθρώπους που γνωρίζουν την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης. Καταγράφουμε τους στόχους, τα προβλήματα που έχουν ήδη εντοπιστεί και τα σημεία στα οποία υπάρχει ανάγκη βελτίωσης.
2. Παρατηρούμε και καταγράφουμε
Εξετάζουμε πώς εκτελούνται πραγματικά οι διαδικασίες και όχι μόνο πώς περιγράφονται. Καταγράφουμε τη ροή της εργασίας, τις αρμοδιότητες, τα σημεία ελέγχου και τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των διαφορετικών λειτουργιών.
3. Αναλύουμε και εντοπίζουμε τα προβλήματα
Αναζητούμε καθυστερήσεις, διπλές εργασίες, περιττά βήματα, ασάφεια αρμοδιοτήτων, έλλειψη πληροφόρησης και σημεία στα οποία δημιουργείται κόστος χωρίς αντίστοιχη προστιθέμενη αξία.
4. Επιλέγουμε τις κατάλληλες λύσεις και εργαλεία
Δεν υπάρχει μία λύση που να εφαρμόζεται σε όλες τις επιχειρήσεις. Επιλέγουμε τις αλλαγές, τα εργαλεία και τις μεθόδους που ανταποκρίνονται στο μέγεθος, στον κλάδο και στις πραγματικές ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης.
5. Σχεδιάζουμε τον νέο τρόπο λειτουργίας
Οι διαδικασίες επανασχεδιάζονται ώστε να γίνουν πιο απλές, σαφείς και αποτελεσματικές. Καθορίζονται αρμοδιότητες, ροές εργασίας, σημεία ελέγχου και οι απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεται η Διοίκηση για να παρακολουθεί τη λειτουργία της επιχείρησης.
6. Εφαρμόζουμε και αξιολογούμε τα αποτελέσματα
Ο ανασχεδιασμός ολοκληρώνεται μόνο όταν εφαρμοστεί στην πράξη. Παρακολουθούμε την εφαρμογή των αλλαγών και εξετάζουμε αν επιτυγχάνονται τα αποτελέσματα που είχαν τεθεί ως στόχος.
Πού μπορεί να εφαρμοστεί
Το μοντέλο μπορεί να εφαρμοστεί τόσο σε επιμέρους τμήματα και λειτουργίες όσο και στο σύνολο της επιχείρησης. Ενδεικτικά μπορεί να αφορά:
- πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών,
- προμήθειες και διαχείριση προμηθευτών,
- παραγωγή και παροχή υπηρεσιών,
- διαχείριση αποθεμάτων,
- εσωτερική επικοινωνία και ροή πληροφοριών,
- εγκρίσεις και λήψη αποφάσεων,
- καταγραφή και παρακολούθηση κρίσιμων δεδομένων,
- οργάνωση αρμοδιοτήτων και συνεργασία μεταξύ τμημάτων.
Το ζητούμενο είναι το αποτέλεσμα
Ο Ανασχεδιασμός Διαδικασιών δεν έχει αξία επειδή αλλάζει τον τρόπο που είναι γραμμένες οι διαδικασίες. Έχει αξία όταν η επιχείρηση μπορεί να διαπιστώσει ότι λειτουργεί ταχύτερα, με λιγότερες αστοχίες, μικρότερο λειτουργικό κόστος και καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου των ανθρώπων της.
Αυτός είναι και ο στόχος της Toolit: οι διαδικασίες να υποστηρίζουν την επιχείρηση και όχι η επιχείρηση να επιβαρύνεται από τις διαδικασίες.
