Η λειτουργία των απαιτήσεων του ISO συνεχίζεται και μετά τη λήψη του πιστοποιητικού.
Κάθε χρόνο ο φορέας πιστοποίησης πραγματοποιεί επιθεώρηση επιτήρησης για να ελέγξει αν η επιχείρηση συνεχίζει να εφαρμόζει το Σύστημα Διαχείρισης στην πράξη.
Το σημαντικό, λοιπόν, δεν είναι ο έλεγχος των απαιτήσεων του ISO λίγες ημέρες πριν από την επιθεώρηση. Πρέπει να μπορείτε να δείξετε ότι το σύστημα λειτούργησε κανονικά μέσα στη χρονιά, γιατί ουσιαστικά αυτό θα έχει ωφελήσει σημαντικά και την επιχείρησή σας.
Τι πρέπει να έχετε ελέγξει πριν από την επιθεώρηση
Πριν έρθει ο επιθεωρητής, ελέγξτε τουλάχιστον τα παρακάτω:
- αν έχετε πραγματοποιήσει την εσωτερική επιθεώρηση,
- αν έχετε ολοκληρώσει την ανασκόπηση από τη διοίκηση,
- αν έχετε επικαιροποιήσει στόχους και δείκτες,
- αν έχετε αξιολογήσει κινδύνους και ευκαιρίες όπου απαιτείται,
- αν έχετε κλείσει προηγούμενες παρατηρήσεις ή μη συμμορφώσεις,
- αν τηρείτε τα απαραίτητα αρχεία,
- αν έχετε αξιολογήσει προμηθευτές όπου προβλέπεται,
- αν έχετε καταγράψει παράπονα, προβλήματα και διορθωτικές ενέργειες,
- αν έχουν αλλάξει διαδικασίες, προσωπικό, εγκαταστάσεις ή δραστηριότητες.
Ο επιθεωρητής φυσικά θα αναζητήσει τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης. Θα ελέγξει όμως και αν αυτό που γράφει το σύστημα συμβαίνει πραγματικά μέσα στην επιχείρηση.
Ένα συχνό λάθος: το ISO μένει ανενεργό όλη τη χρονιά
Σε κάποιες επιχειρήσεις διαπιστώνουμε το ίδιο πρόβλημα.
Μετά την πιστοποίηση, κανείς δεν ασχολείται ουσιαστικά με το σύστημα μέχρι να πλησιάσει η επόμενη επιθεώρηση. Τότε ξεκινά βιαστικά η συγκέντρωση αρχείων, οι ημερομηνίες “τρέχουν” και η προετοιμασία μετατρέπεται σε αγώνα δρόμου.
Αυτό δημιουργεί δύο προβλήματα.
Πρώτον, αυξάνει τον κίνδυνο μη συμμορφώσεων. Δεύτερον, μετατρέπει το ISO σε γραφειοκρατική υποχρέωση αντί για εργαλείο οργάνωσης της επιχείρησης.
Η ορθή προσέγγιση είναι πολύ απλούστερη και αποδοτική: μικρή αλλά σταθερή συντήρηση μέσα στη χρονιά.
Τι επιθεωρείται
Το περιεχόμενο της επιθεώρησης εξαρτάται από το πρότυπο, το μέγεθος της εταιρείας και το πρόγραμμα του φορέα πιστοποίησης.
Ωστόσο, ο επιθεωρητής συνήθως θα θελήσει να δει αν η επιχείρηση:
- εφαρμόζει τις βασικές διαδικασίες της,
- παρακολουθεί τους στόχους της,
- αντιμετωπίζει προβλήματα και αποκλίσεις,
- τηρεί τις απαιτούμενες υποχρεώσεις,
- διαθέτει ενημερωμένα στοιχεία και αρχεία,
- έχει αντιμετωπίσει τα ευρήματα της προηγούμενης επιθεώρησης.
Επίσης, μπορεί να μιλήσει με εργαζομένους και υπευθύνους διαδικασιών. Για αυτό δεν αρκεί να γνωρίζει το ISO μόνο ένα άτομο.
Πότε πρέπει να ξεκινήσει η προετοιμασία;
Δεν χρειάζεται πανικός έναν μήνα πριν από την επιθεώρηση.
Αν η επιχείρηση συντηρεί σωστά το σύστημα, η τελική προετοιμασία αφορά κυρίως έναν οργανωμένο έλεγχο ότι όλα έχουν ολοκληρωθεί και ότι δεν υπάρχουν κενά.
Αν όμως το ISO έχει μείνει πρακτικά ανενεργό για μήνες, καλό είναι να γίνει πρώτα ένας έλεγχος ετοιμότητας. Έτσι εντοπίζετε τις ελλείψεις πριν τις εντοπίσει ο φορέας πιστοποίησης.
Χρειάζομαι σύμβουλο κάθε χρόνο;
Όχι απαραίτητα στον ίδιο βαθμό.
Μια επιχείρηση που μπορεί να διαθέσει έμπειρο εσωτερικό υπεύθυνο είναι ικανή να διαχειρίζεται μεγάλο μέρος του συστήματος μόνη της.
Αντίθετα, πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις δεν διαθέτουν άνθρωπο που να ασχολείται συστηματικά με ISO. Σε αυτή την περίπτωση η ετήσια υποστήριξη βοηθά να παραμένει το σύστημα ενημερωμένο χωρίς να συσσωρεύονται εκκρεμότητες πριν από κάθε επιθεώρηση.
Η Toolit παρέχει συμβουλευτική υποστήριξη για Συστήματα Διαχείρισης ISO και μπορεί να αναλάβει την προετοιμασία και την ετήσια συντήρηση του συστήματος.
Έχετε επιθεώρηση ISO το επόμενο διάστημα;
Αν η ημερομηνία πλησιάζει και δεν είστε βέβαιοι ότι το σύστημα είναι ενημερωμένο, μπορούμε να κάνουμε έναν αρχικό έλεγχο ετοιμότητας και να εντοπίσουμε τι χρειάζεται να ολοκληρωθεί πριν από την επιθεώρηση.
Επικοινωνήστε με την Toolit και αναφέρετε ποιο ISO διαθέτετε και πότε έχει προγραμματιστεί η επόμενη επιθεώρηση.
