ISO 41001:2018 – Διαχείριση Εγκαταστάσεων (Facility Management)
Το πρότυπο ISO 41001:2018 καθορίζει τις απαιτήσεις για την ανάπτυξη και εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγκαταστάσεων (Facility Management System) και απευθύνεται σε οργανισμούς που επιθυμούν να οργανώσουν και να βελτιώσουν συστηματικά τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τις εγκαταστάσεις, τις υποδομές και τις υποστηρικτικές υπηρεσίες τους.
Σκοπός του προτύπου είναι να βοηθήσει έναν οργανισμό να εξασφαλίσει ότι οι υπηρεσίες Facility Management υποστηρίζουν αποτελεσματικά τις κύριες δραστηριότητες και τους επιχειρησιακούς του στόχους, ανταποκρίνονται στις ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών και λειτουργούν με συνέπεια, αποτελεσματικότητα και μετρήσιμη απόδοση.
Η επιχείρηση καταρχήν καλείται να αναγνωρίσει ποιες εγκαταστάσεις, υποδομές, υπηρεσίες και πόροι είναι απαραίτητοι για την καθημερινή της λειτουργία και ποια είναι τα ενδιαφερόμενα μέρη που επηρεάζονται από τον τρόπο διαχείρισής τους.
Στη συνέχεια καταγράφονται και αξιολογούνται οι υφιστάμενες πρακτικές Facility Management, οι αρμοδιότητες του προσωπικού και των εξωτερικών συνεργατών, οι απαιτήσεις των χρηστών των εγκαταστάσεων, οι συμβατικές υποχρεώσεις και οι κίνδυνοι που μπορούν να επηρεάσουν τη λειτουργία των υποδομών και των υπηρεσιών.
Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στον σαφή καθορισμό των απαιτήσεων μεταξύ του οργανισμού που χρειάζεται τις υπηρεσίες Facility Management και των εσωτερικών ή εξωτερικών παρόχων που τις παρέχουν.
Με τη συνεργασία της Διοίκησης και των αρμόδιων τμημάτων προσδιορίζονται οι απαραίτητες διαδικασίες και πρακτικές ώστε οι εγκαταστάσεις και οι υποστηρικτικές υπηρεσίες να λειτουργούν με τρόπο που να υποστηρίζει τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
Στο πλαίσιο αυτό μπορούν να εξετάζονται, ανάλογα με το αντικείμενο του οργανισμού:
- η συντήρηση κτιρίων και εγκαταστάσεων,
- η διαχείριση τεχνικού εξοπλισμού,
- η καθαριότητα και η υγιεινή των χώρων,
- η ασφάλεια των εγκαταστάσεων,
- η διαχείριση ενέργειας και πόρων,
- η διαχείριση εξωτερικών συνεργατών,
- η λειτουργικότητα και διαθεσιμότητα των χώρων,
- η εξυπηρέτηση των χρηστών των εγκαταστάσεων,
- η διαχείριση συμβάσεων και επιπέδων παρεχόμενων υπηρεσιών,
- η παρακολούθηση του κόστους και της απόδοσης των υπηρεσιών Facility Management.
Η επιχείρηση καλείται επίσης να καθορίσει στόχους και δείκτες απόδοσης για τις σημαντικές υπηρεσίες και να παρακολουθεί συστηματικά εάν οι υπηρεσίες που παρέχονται ανταποκρίνονται στα συμφωνημένα επίπεδα ποιότητας, χρόνου, διαθεσιμότητας και κόστους.
Στη συνέχεια αξιολογείται η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών και των συνεργασιών, καταγράφονται προβλήματα ή αποκλίσεις και αποφασίζονται διορθωτικές και βελτιωτικές ενέργειες όπου αυτό απαιτείται.
Σημαντικό στοιχείο του ISO 41001:2018 είναι ότι το Facility Management δεν αντιμετωπίζεται ως ένα σύνολο ανεξάρτητων τεχνικών εργασιών, αλλά ως μία οργανωμένη λειτουργία που πρέπει να υποστηρίζει τους επιχειρησιακούς στόχους του οργανισμού.
Έτσι, για παράδειγμα, η συντήρηση, η καθαριότητα, η ασφάλεια, η ενεργειακή διαχείριση και οι λοιπές υπηρεσίες δεν εξετάζονται αποσπασματικά, αλλά ως αλληλοσυνδεόμενες δραστηριότητες που επηρεάζουν τη λειτουργικότητα, το κόστος, την παραγωγικότητα και την εμπειρία των χρηστών των εγκαταστάσεων.
Με την εφαρμογή του προτύπου ISO 41001:2018, η επιχείρηση μπορεί να επιτύχει:
- Καλύτερη οργάνωση και έλεγχο των υπηρεσιών Facility Management.
- Σαφέστερο καθορισμό αρμοδιοτήτων μεταξύ διοίκησης, προσωπικού και εξωτερικών συνεργατών.
- Βελτίωση της λειτουργικότητας και της διαθεσιμότητας των εγκαταστάσεων.
- Αποτελεσματικότερη παρακολούθηση της συντήρησης και του τεχνικού εξοπλισμού.
- Καλύτερη διαχείριση συμβάσεων και παρόχων υπηρεσιών.
- Καθορισμό και παρακολούθηση μετρήσιμων δεικτών απόδοσης.
- Καλύτερο έλεγχο του κόστους λειτουργίας και συντήρησης.
- Μείωση λειτουργικών προβλημάτων και διακοπών.
- Βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών προς τους χρήστες των εγκαταστάσεων.
- Καλύτερη αξιοποίηση χώρων, πόρων και υποδομών.
- Συστηματική αξιολόγηση κινδύνων και επιχειρησιακών αναγκών που σχετίζονται με τις εγκαταστάσεις.
- Συνεχή βελτίωση της συνολικής λειτουργίας του Facility Management.
- Ενίσχυση της αξιοπιστίας της επιχείρησης απέναντι σε πελάτες, συνεργάτες και ενδιαφερόμενα μέρη.
- Δυνατότητα συμμετοχής σε δημόσιους και ιδιωτικούς διαγωνισμούς όπου ζητείται πιστοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης Facility Management.
Το ISO 41001:2018 μπορεί να εφαρμοστεί τόσο από οργανισμούς που διαχειρίζονται οι ίδιοι τις εγκαταστάσεις τους όσο και από εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες Facility Management σε τρίτους.
Οι απαιτήσεις του είναι μη κλαδικές και μπορούν να εφαρμοστούν σε ιδιωτικούς και δημόσιους οργανισμούς ανεξάρτητα από το μέγεθος, τη δραστηριότητα ή τη γεωγραφική τους θέση.
Η εφαρμογή του Συστήματος προσαρμόζεται κάθε φορά στο πραγματικό μέγεθος και στην πολυπλοκότητα των εγκαταστάσεων, στον αριθμό και στο είδος των παρεχόμενων υπηρεσιών και στις ιδιαίτερες απαιτήσεις του κάθε οργανισμού.
