«Πόσο γρήγορα μπορούμε να πάρουμε ISO;» είναι από τις πρώτες ερωτήσεις που δεχόμαστε, ειδικά όταν υπάρχει διαγωνισμός, απαίτηση μεγάλου πελάτη ή συγκεκριμένη προθεσμία.
Η σύντομη απάντηση είναι ότι δεν υπάρχει ένας ίδιος χρόνος για όλες τις επιχειρήσεις.
Μια μικρή και οργανωμένη εταιρεία μπορεί να προετοιμαστεί σχετικά γρήγορα. Μια επιχείρηση με πολλά σημεία, σύνθετες δραστηριότητες ή αυξημένες απαιτήσεις χρειάζεται περισσότερο χρόνο.
Το σημαντικό είναι να ξεχωρίσουμε δύο διαφορετικά πράγματα: την προετοιμασία του Συστήματος Διαχείρισης και τη διαδικασία πιστοποίησης από τον φορέα πιστοποίησης.
Ποιος είναι ένας ρεαλιστικός χρόνος;
Στην πράξη, για μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση με σχετικά απλή δραστηριότητα, η προετοιμασία μπορεί συχνά να ολοκληρωθεί μέσα σε μερικές εβδομάδες.
Ο πραγματικός χρόνος όμως εξαρτάται από:
- το μέγεθος της επιχείρησης,
- τη δραστηριότητά της,
- το πρότυπο ή τα πρότυπα που χρειάζονται,
- το πόσο οργανωμένη είναι ήδη,
- την ταχύτητα συνεργασίας της διοίκησης,
- και τη διαθεσιμότητα του φορέα πιστοποίησης.
Γι’ αυτό δεν είναι σωστό να δίνεται ένας ίδιος χρόνος σε όλες τις εταιρείες.
1. Το μέγεθος και η πολυπλοκότητα της επιχείρησης
Άλλο έργο είναι ένα γραφείο πέντε ατόμων και άλλο μια τεχνική εταιρεία με εργοτάξια, υπεργολάβους και διαφορετικές δραστηριότητες.
Δεν μετρά μόνο ο αριθμός εργαζομένων. Μετρούν επίσης οι εγκαταστάσεις, οι διαδικασίες, οι κίνδυνοι και το αντικείμενο που πρέπει να καλύπτει η πιστοποίηση.
2. Πόσο οργανωμένη είναι ήδη η εταιρεία
Πολλές επιχειρήσεις έχουν ήδη αρκετά από όσα χρειάζονται, χωρίς να τα αποκαλούν «ISO».
Μπορεί να υπάρχουν ήδη:
- αρχεία προσωπικού,
- αξιολογήσεις προμηθευτών,
- έλεγχοι εξοπλισμού,
- παράπονα πελατών,
- διαδικασίες ασφάλειας,
- έλεγχος νομοθεσίας,
- οργανωμένες αρμοδιότητες.
Σε αυτή την περίπτωση δεν χρειάζεται να δημιουργηθούν όλα από την αρχή. Χρειάζεται να οργανωθούν σωστά μέσα στο Σύστημα Διαχείρισης.
3. Ποιο ISO χρειάζεται
Ένα ISO 9001 σε μια μικρή εταιρεία υπηρεσιών δεν έχει την ίδια πολυπλοκότητα με ένα ολοκληρωμένο σύστημα ISO 9001, ISO 14001 και ISO 45001 σε τεχνική εταιρεία.
Αντίστοιχα, πρότυπα όπως ISO 27001 ή ISO 22000 μπορεί να απαιτούν περισσότερη τεχνική προετοιμασία, ελέγχους και τεκμηρίωση.
4. Πόσο γρήγορα συνεργάζεται η ίδια η επιχείρηση
Αυτό είναι συχνά ο σημαντικότερος παράγοντας.
Ο σύμβουλος μπορεί να οργανώσει γρήγορα το έργο, αλλά χρειάζεται πληροφορίες και αποφάσεις από την επιχείρηση:
- αρμοδιότητες,
- στοιχεία προσωπικού,
- προμηθευτές,
- εξοπλισμό,
- κινδύνους,
- νομοθετικές απαιτήσεις,
- πραγματικά δεδομένα λειτουργίας.
Όταν αυτά δίνονται άμεσα, το έργο προχωρά πολύ γρηγορότερα.
Τι πρέπει να γίνει πριν από την πιστοποίηση;
Η προετοιμασία δεν είναι απλώς η δημιουργία ενός φακέλου διαδικασιών.
Πρέπει να έχει καθοριστεί το πεδίο εφαρμογής, να έχουν οργανωθεί οι βασικές διαδικασίες, να έχουν αξιολογηθεί οι σχετικοί κίνδυνοι και να υπάρχουν τα απαραίτητα στοιχεία εφαρμογής.
Πριν από την επιθεώρηση πιστοποίησης πραγματοποιούνται επίσης η εσωτερική επιθεώρηση και η ανασκόπηση από τη διοίκηση.
Ο στόχος δεν είναι να υπάρχει απλώς «χαρτί». Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι το σύστημα εφαρμόζεται στην πράξη.
Και μετά έρχεται ο φορέας πιστοποίησης
Η Toolit είναι σύμβουλος ISO και όχι φορέας πιστοποίησης.
Αφού η επιχείρηση είναι έτοιμη, ακολουθεί η διαδικασία του ανεξάρτητου φορέα πιστοποίησης.
Στην αρχική πιστοποίηση η επιθεώρηση πραγματοποιείται συνήθως σε δύο στάδια, Stage 1 και Stage 2.
Η διαθεσιμότητα του φορέα, η διάρκεια της επιθεώρησης και τυχόν μη συμμορφώσεις μπορούν να επηρεάσουν το τελικό χρονοδιάγραμμα.
Γι’ αυτό, όταν υπάρχει συγκεκριμένο deadline, δεν πρέπει να υπολογίζεται μόνο ο χρόνος προετοιμασίας από τον σύμβουλο.
Χρειάζομαι ISO για διαγωνισμό. Προλαβαίνω;
Εδώ πρέπει να ξεκινήσουμε από την ημερομηνία του διαγωνισμού και να δουλέψουμε προς τα πίσω.
Πρώτα πρέπει να ελεγχθεί τι ακριβώς ζητά η διακήρυξη.
Άλλο να απαιτείται ήδη πιστοποιητικό και άλλο να υπάρχει διαφορετική διατύπωση ή συγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής.
Ένα συχνό λάθος είναι μια εταιρεία να ξεκινά διαδικασία πιστοποίησης χωρίς να έχει ελέγξει αν το πεδίο του πιστοποιητικού ISO, που έχει, καλύπτει πραγματικά το αντικείμενο που ζητείται.
Μπορεί ένα ISO να γίνει πολύ γρήγορα;
Μπορεί ένα έργο να οργανωθεί με υψηλή προτεραιότητα.
Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι πρέπει να παρακάμπτεται η πραγματική εφαρμογή του συστήματος ή η ανεξάρτητη διαδικασία πιστοποίησης.
Όταν κάποιος υπόσχεται απλώς «ISO σε λίγες ημέρες», η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο πόσο γρήγορα θα βγει.
Η σωστή ερώτηση είναι:
Τι ακριβώς θα έχει εφαρμοστεί, ποιος θα εκδώσει το πιστοποιητικό και αν το αποτέλεσμα καλύπτει την πραγματική ανάγκη της επιχείρησης;
Τι να κάνετε αν έχετε συγκεκριμένο deadline
Αν το ISO χρειάζεται για διαγωνισμό, νέο συμβόλαιο ή απαίτηση πελάτη, στείλτε από την αρχή:
- ποιο ISO ζητείται,
- τη δραστηριότητα της επιχείρησης,
- τον αριθμό εργαζομένων,
- τις εγκαταστάσεις,
- την απαίτηση ή τη διακήρυξη,
- και την ημερομηνία μέχρι την οποία το χρειάζεστε.
Έτσι μπορεί να γίνει πολύ πιο αξιόπιστη εκτίμηση του έργου.
Έχετε συγκεκριμένη προθεσμία για πιστοποίηση; Στείλτε μας την απαίτηση του πελάτη ή της διακήρυξης και τα βασικά στοιχεία της επιχείρησης. Η Toolit μπορεί να σας πει από την αρχή τι απαιτείται, ποια είναι τα κρίσιμα βήματα και αν το χρονοδιάγραμμα είναι ρεαλιστικό.
