Μία από τις συχνότερες συγχύσεις όταν μια επιχείρηση αποφασίζει να αποκτήσει ένα πιστοποιητικό ISO είναι σε ποιον πρέπει να απευθυνθεί: σε σύμβουλο ISO ή σε φορέα πιστοποίησης;
Οι δύο ρόλοι είναι διαφορετικοί και πρέπει να παραμένουν διακριτοί.
Τι κάνει ο σύμβουλος ISO;
Ο σύμβουλος ISO βοηθά την επιχείρηση να οργανώσει και να εφαρμόσει το Σύστημα Διαχείρισης που απαιτεί το πρότυπο.
Στην πράξη μπορεί να αναλάβει:
- αρχική αξιολόγηση της επιχείρησης,
- σχεδιασμό διαδικασιών και πολιτικών,
- risk assessment,
- απαιτούμενα έντυπα και αρχεία,
- εκπαίδευση προσωπικού,
- εσωτερική επιθεώρηση,
- ανασκόπηση διοίκησης,
- προετοιμασία για την επιθεώρηση πιστοποίησης,
- υποστήριξη στην αντιμετώπιση ευρημάτων.
Ο σύμβουλος προσαρμόζει το σύστημα στον τρόπο που πραγματικά λειτουργεί η επιχείρηση.
Τι κάνει ο φορέας πιστοποίησης;
Ο φορέας πιστοποίησης είναι ο ανεξάρτητος οργανισμός που επιθεωρεί το Σύστημα Διαχείρισης.
Οι επιθεωρητές εξετάζουν αν η επιχείρηση εφαρμόζει τις απαιτήσεις του προτύπου και, εφόσον ολοκληρωθεί επιτυχώς η διαδικασία, ο φορέας εκδίδει το πιστοποιητικό.
Με απλά λόγια:
Ο σύμβουλος σας προετοιμάζει.
Ο φορέας σας επιθεωρεί και πιστοποιεί.
Η Toolit λειτουργεί ως σύμβουλος ISO και όχι ως φορέας πιστοποίησης.
Γιατί πρέπει οι δύο ρόλοι να είναι ξεχωριστοί;
Η αξία της πιστοποίησης βασίζεται ακριβώς στην ανεξαρτησία της επιθεώρησης.
Ο οργανισμός που ελέγχει αν το σύστημά σας συμμορφώνεται πρέπει να λειτουργεί με αμεροληψία και να μην είναι αυτός που σχεδίασε το σύστημα για λογαριασμό σας.
Γι’ αυτό μια επιχείρηση συνήθως έχει δύο διαφορετικές συνεργασίες:
- με τον σύμβουλο που οργανώνει και προετοιμάζει το σύστημα,
- με τον φορέα που πραγματοποιεί την ανεξάρτητη πιστοποίηση.
Ποιον πρέπει να βρείτε πρώτο;
Αν ξεκινάτε τώρα και δεν έχετε εμπειρία με ISO, είναι συνήθως πρακτικό να ξεκινήσετε από τον σύμβουλο ISO.
Ο σύμβουλος μπορεί πρώτα να εξετάσει:
- ποιο πρότυπο χρειάζεστε,
- ποιο πρέπει να είναι το πεδίο πιστοποίησης,
- τι λείπει από την επιχείρηση,
- πόσο χρόνο απαιτεί η προετοιμασία,
- τι στοιχεία θα χρειαστεί ο φορέας για να δώσει προσφορά.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν το ISO απαιτείται για διαγωνισμό ή συγκεκριμένη απαίτηση μεγάλου πελάτη. Ένα λάθος πρότυπο ή λάθος πεδίο πιστοποίησης μπορεί να σημαίνει ότι αποκτήσατε ένα πιστοποιητικό που τελικά δεν καλύπτει την απαίτηση.
Μπορώ να πάω κατευθείαν σε φορέα πιστοποίησης;
Ναι.
Δεν είναι υποχρεωτικό να χρησιμοποιήσετε σύμβουλο.
Αν η επιχείρησή σας έχει ήδη την απαραίτητη τεχνογνωσία, μπορεί να αναπτύξει μόνη της το Σύστημα Διαχείρισης και να απευθυνθεί απευθείας σε φορέα πιστοποίησης.
Στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις όμως το συνηθέστερο πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη ενός εγγράφου. Είναι ότι κάποιος πρέπει να μετατρέψει τις απαιτήσεις του προτύπου σε συγκεκριμένες διαδικασίες που μπορούν πραγματικά να εφαρμοστούν.
Τι να ρωτήσετε πριν επιλέξετε σύμβουλο ISO
Πριν αποφασίσετε, ρωτήστε:
- Έχει εμπειρία στον δικό σας κλάδο;
- Θα προσαρμόσει το σύστημα στην επιχείρηση ή θα δώσει ένα γενικό template;
- Περιλαμβάνεται η εσωτερική επιθεώρηση;
- Περιλαμβάνεται υποστήριξη στην επιθεώρηση πιστοποίησης;
- Θα παραμείνει διαθέσιμος μετά την πιστοποίηση;
- Υπάρχει δυνατότητα ετήσιας συντήρησης του συστήματος;
Η πιστοποίηση είναι η αρχή της λειτουργίας του συστήματος, όχι το τέλος του.
Συμπέρασμα
Σύμβουλος ISO και φορέας πιστοποίησης δεν είναι ανταγωνιστικές υπηρεσίες. Έχουν διαφορετικό ρόλο.
Ο σύμβουλος οργανώνει και προετοιμάζει την επιχείρηση.
Ο ανεξάρτητος φορέας αξιολογεί το σύστημα και, εφόσον πληρούνται οι απαιτήσεις, προχωρά στην πιστοποίηση.
Αν η επιχείρησή σας χρειάζεται ISO για διαγωνισμό, νέο πελάτη ή συγκεκριμένη συμβατική απαίτηση, το πρώτο βήμα είναι να προσδιοριστεί σωστά τι ακριβώς χρειάζεστε πριν ξεκινήσει η διαδικασία.
Στείλτε μας την απαίτηση που έχετε λάβει ή τη σχετική διακήρυξη. Η Toolit μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιο ISO χρειάζεται η επιχείρησή σας και να οργανώσει την προετοιμασία μέχρι την επιθεώρηση πιστοποίησης.
