… στο τέλος η διαχείριση του κινδύνου είναι το πώς οι οργανωτικές γνώσεις και η γνώση μετατρέπονται σε στρατηγικές ιδέες και πλεονεκτήματα.” – Harry Hertz, Διευθυντής Emeritus Baldrige Performance Excellence Program

Αν και οι διαχειριστές ποιότητας θεωρούνται συνήθως ως οι διαχειριστές προϊόντων που πληρούν προδιαγραφές και διαδικασίες που δεν αποτυγχάνουν, αυτό που πραγματικά ενδιαφέρονται είναι η απόδοση – βοηθώντας τους ανθρώπους και τις μηχανές να συνεργαστούν για να κάνουν τα πράγματα ευκολότερα, καλύτερα, ταχύτερα και λιγότερο δαπανηρά .

Μερικές φορές, αυτό σημαίνει να τεθούν σε ισχύ έλεγχοι για την πρόληψη απωλειών ή την εκτέλεση έργων που μειώνουν τα απόβλητα ή αυξάνουν την αποδοτικότητα. Άλλες φορές, σημαίνει τον εντοπισμό και την κατανόηση ευκαιριών για βελτίωση και ανάπτυξη. Οι τεχνικές εντοπισμού και διαχείρισης κινδύνων εντοπίζονται συχνά στην εργαλειοθήκη ποιότητας.

Η σκέψη που βασίζεται στον κίνδυνο είναι μια «νοοτροπία που προάγει τη σιγουριά της επίτευξης αποτελεσμάτων χρησιμοποιώντας μεθόδους που αντιμετωπίζουν απειλές και ευκαιρίες» (Laqua, 2018). Αυτή η νοοτροπία μπορεί να εφαρμοστεί κατά τη διάρκεια των εργασιών, κατά το σχεδιασμό ενός προϊόντος ή μιας διαδικασίας, βελτιώνοντας ταυτόχρονα ένα προϊόν ή διαδικασία ή ακόμα και κατά το σχεδιασμό μιας στρατηγικής. Η σκέψη που βασίζεται στον κίνδυνο μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε τις απώλειες, να καταγράφετε ευκαιρίες και να βελτιώνετε την επικοινωνία σε ολόκληρο τον οργανισμό σας – γι ‘αυτό δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι αποτελεί βασικό στοιχείο πολλών συστημάτων διαχείρισης ποιότητας, συμπεριλαμβανομένου του ISO 9001: 2015 και της Διαδικασίας Εξέλιξης Απόδοσης Baldrige.

Πώς μπορείτε να αναπτύξετε τις υποκείμενες συνήθειες μυαλού που σχετίζονται με τη διαχείριση κινδύνου και να τις αναπτύξετε σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού σας;

Πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε το λογισμικό του συστήματος διαχείρισης ποιότητας (QMS);

Οι κίνδυνοι και οι απειλές αποτελούν πηγές κινδύνου.

Οι κίνδυνοι, οι οποίοι είναι καταστάσεις με πιθανότητα να προκαλέσουν τραυματισμούς ή βλάβες που μπορεί αντίστοιχα να είναι φυσικές, χημικές, βιολογικές, εργονομικές, ψυχολογικές, πολιτικές ή κοινωνικές.

Οι κίνδυνοι μπορούν να γίνουν απειλές εάν (και πότε) ενεργοποιηθούν. Για παράδειγμα, ένας ιός (υπολογιστή ή βιολογικός) μπορεί να είναι ένας κίνδυνος, αλλά αποτελεί απειλή μόνο αν κάποιος μπορεί να επηρεαστεί από αυτόν. Η πιθανότητα και η σοβαρότητα αυτών των επιπτώσεων σε ένα συγκεκριμένο άτομο, τόπο ή πράγμα καθορίζουν τον κίνδυνο.

Ο κίνδυνος είναι λοιπόν σχετικά με το ποιος ή τι επηρεάζεται. Ως αποτέλεσμα, προτού ξεκινήσετε, θα πρέπει να αναπτύξετε ένα οργανωτικό προφίλ (καλούμενο “οργανωτικό πλαίσιο” στο ISO 9001: 2015).

Το πιο σημαντικό, το οργανωτικό προφίλ πρέπει να περιγράφει τους ενδιαφερόμενους και τις ανάγκες τους. Τα ενδιαφερόμενα μέρη, σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001: 2015, μπορούν να είναι πελάτες, προμηθευτές, υπάλληλοι, μέλη της κοινότητας ή της περιφέρειας όπου βρίσκεται ο οργανισμός ή η κοινωνία γενικά. Οι κυβερνήσεις είναι επίσης ενδιαφερόμενα μέρη, ιδίως για οργανισμούς που είναι εξαιρετικά εξαρτώμενοι, από αυτές.

Οι οργανισμοί μπορούν να προσδιορίσουν, να αξιολογήσουν και να αντιμετωπίσουν τους κινδύνους σε διαφορετικούς βαθμούς διατύπωσης και μπορούν να περιορίσουν το πεδίο εφαρμογής σε επιμέρους τμήματα ή εγκαταστάσεις ή να το επεκτείνουν σε επίπεδο επιχείρησης. Η συστηματική διαχείριση των κινδύνων ακολουθεί μια προσέγγιση δεδομένων που βασίζεται σε δεδομένα (Plan-Do-Check-Act-PDCA) (IOSH UK, 2017) και χαρακτηρίζεται από τις ακόλουθες δραστηριότητες:

• Καθορισμός πολιτικών για την ποιότητα, την περιβαλλοντική διαχείριση και / ή την υγεία και την ασφάλεια
• Καθορισμός διαδικασιών, ρόλων και ευθυνών
• Διεξαγωγή αξιολογήσεων κινδύνου και καθιέρωση ελέγχων
• Παρακολούθηση της απόδοσης
• Πραγματοποίηση τακτικών αναθεωρήσεων
• Συνεχής βελτίωση πολιτικών, διαδικασιών, ρόλων, ευθυνών και ελέγχων για τη βελτίωση της απόδοσης του συνόλου του συστήματος

Αυτά τα βήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν ως παράλληλες διαδικασίες όταν η ποιότητα, το περιβάλλον και τα συστήματα υγείας και ασφάλειας διαχειρίζονται ανεξάρτητα ή μπορούν να συνδυαστούν για οργανισμούς που έχουν ενσωματωμένα συστήματα διαχείρισης (IMS).

ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΕ ΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ

Με απλά λόγια, οι οργανώσεις υιοθετούν το σκεπτικό που βασίζεται στον κίνδυνο για να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις – ειδικά όταν λειτουργούν σε ένα περιβάλλον με προκλητική, γρήγορη ή άλλο αβέβαιη κατάσταση. Παρόλο που η απόδοση της επένδυσης (ROI) για τη σκέψη που βασίζεται στον κίνδυνο είναι δύσκολο να χαρακτηριστεί, οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν αναφορές για τις (ενίοτε θεαματικές) αποτυχίες και αναποτελεσματικότητες που προέκυψαν από την προσποίηση ότι δεν θα συμβεί τίποτα απροσδόκητο – ή μη επενδύοντας το χρόνο ή τους πόρους απαιτούνται για το σχεδιασμό των απρόβλεπτων.

Σύμφωνα με τους Willumsen et al. (2017), αυτή η βελτιωμένη λήψη αποφάσεων μπορεί να αποφέρει πολλά οφέλη, όπως:

• Μείωση της συχνότητας των απωλειών
• Μείωση της πιθανότητας απώλειας
• Μείωση του κόστους των απωλειών
• Βελτίωση του χρόνου απόκρισης σε απροσδόκητα γεγονότα
• Μείωση του στρες
• Βελτίωση της επικοινωνίας
• Ενίσχυση της οργανωτικής μάθησης
• Συλλογή νέων ευκαιριών για ανάπτυξη και βελτίωση

Η αξιολόγηση των κινδύνων και η διαχείριση κινδύνων χρειάζονται χρόνο, προσπάθεια και χρήμα.

Η αντιμετώπιση του κινδύνου είναι πολύ περισσότερο από μια άσκηση αξιολόγησης ή διαχείρισης. Ο χρόνος που ξοδεύετε, σχεδιάζετε, βρίσκετε και αντιμετωπίζετε κινδύνους σας βοηθά επίσης να μάθετε με τους συναδέλφους σας τις οργανωτικές διαδικασίες σας. Αυτή η διαδικασία κοινής εκμάθησης συμβάλλει στην οικοδόμηση και ενίσχυση των σχέσεων και συχνά βελτιώνει την επικοινωνία. Η καλύτερη κατανόηση του οργανισμού και των διαδικασιών του οδηγεί σε βελτιωμένα επιχειρηματικά αποτελέσματα. (Kovach & Fredendall, 2013)

Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

Η διαχείριση των κινδύνων είναι ένα σύνολο «συστηματικών προσεγγίσεων για την οργάνωση των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων μιας εναλλακτικής απόφασης» που περιλαμβάνει τα ακόλουθα γενικά βήματα: (Aven, 2016)

• Καθιέρωση του πλαισίου. Καθορίστε το σκοπό, τους στόχους και τα κριτήρια που διέπουν τις δραστηριότητες διαχείρισης κινδύνου στον οργανισμό.
• Αξιολόγηση κινδύνου, η οποία περιλαμβάνει:
  • Αναγνώριση κινδύνου
  • Ανάλυση κινδύνου
  • Αξιολόγηση κινδύνου
• Αντιμετώπιση κινδύνου. Αντιμετωπίστε τους κινδύνους και παρακολουθήστε την αποτελεσματικότητα των θεραπειών.

Αυτή η διαδικασία συνοψίζεται στο σχήμα 1, από το ISO 31000: 2018, Διαχείριση κινδύνων – Κατευθυντήριες γραμμές:

Το βήμα αντιμετώπισης του κινδύνου απαιτεί κάτι περισσότερο από τον εντοπισμό ενός ελέγχου και τη θέση του σε λειτουργία, επειδή υπάρχουν διάφοροι διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορεί να ανταποκριθεί ο οργανισμός σας σε κίνδυνο.

Εάν δεν εντοπίζετε ή διαχειρίζεστε κινδύνους, η προεπιλεγμένη επιλογή σας είναι να αγνοήσετε όλους τους κινδύνους. Η εφαρμογή ελέγχων (στο σχεδιασμό, στη διαδικασία παραγωγής ή μετά την πώληση) συμβάλλει στη μείωση των κινδύνων και μερικές φορές τους εξαλείφει.

Ένας οργανισμός μπορεί να μοιράζεται τους κινδύνους με συνεργάτες ή πελάτες (για παράδειγμα, αναπτύσσοντας συνεργατικά νέα προϊόντα ή χαρακτηριστικά) ή μπορεί να μεταφέρει κινδύνους σε άλλα μέρη, όπως ασφαλιστές.

Τέλος, ένας οργανισμός μπορεί να αποφύγει κινδύνους προσαρμόζοντας το επιχειρηματικό του μοντέλο, επηρεάζοντας το ανταγωνιστικό περιβάλλον ή μετατρέποντας την επιχείρηση για να αλλάξει τη φύση των κινδύνων.

Το πρόγραμμα Excellence Performance Baldrige (ένα σύστημα ποιότητας που μοιράζεται θεμελιώδεις έννοιες του ISO 9001: 2015, αλλά τα εφαρμόζει με πιο ολιστικό και πιο ευέλικτο τρόπο) παρουσιάζει μερικές ιδέες για το πώς να αξιοποιήσει το οργανωτικό προφίλ για να διερευνήσει τους κινδύνους.

Η Baldrige προωθεί την έξυπνη ανάληψη κινδύνων για την εύρεση διαδρομών μετασχηματισμού:

• Σημείο 1.1 – Πώς οι ανώτεροι ηγέτες δημιουργούν ένα περιβάλλον για την καινοτομία και την ευφυή ανάληψη κινδύνων, την επίτευξη των στρατηγικών στόχων και την οργανωτική ευελιξία;
• Σημείο 2.1 – Πώς αποφασίζετε ποιες στρατηγικές ευκαιρίες είναι ευφυείς κίνδυνοι;
• Σημείο 5.2 – Πώς (το σύστημα διαχείρισης απόδοσης) ενισχύει την έξυπνη ανάληψη κινδύνων για την επίτευξη καινοτομίας, την ενίσχυση της εστίασης των πελατών και των επιχειρήσεων και την ενίσχυση της υλοποίησης των σχεδίων δράσης σας;
• Το σημείο 6.2-Πώς ακολουθείτε στρατηγικές ευκαιρίες που καθορίζετε είναι ευφυείς κίνδυνοι; Η σκέψη που βασίζεται στο κίνδυνο δεν μπορεί να λύσει όλα τα προβλήματά σας, αλλά θα σας κάνει να σκεφτείτε πιο στρατηγικά για το πώς να αντιμετωπίσετε το απροσδόκητο.

Η σκέψη που βασίζεται στο κίνδυνο δεν μπορεί να λύσει όλα τα προβλήματά σας, αλλά θα σας κάνει να σκεφτείτε πιο στρατηγικά για το πώς να αντιμετωπίσετε το απροσδόκητο.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΒΑΣΕΙ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΣΤΟ ISO 9001: 2015

Η τελευταία αναθεώρηση του προτύπου ISO 9001 τοποθετεί στο προσκήνιο και στο κέντρο τη σκέψη με βάση τον κίνδυνο. Παρόλο που ο κίνδυνος ήταν ένα σημαντικό μέρος των προηγούμενων αναθεωρήσεων του ISO 9001, οι αλλαγές αυτές ενθαρρύνουν τις εταιρείες να υιοθετήσουν μια πιο προληπτική και αναμενόμενη νοοτροπία. Ο κίνδυνος εμφανίζεται σε όλες τις κύριες παραγράφους του προτύπου ISO 9001: 2015 (Hoyle, 2017)

Τέλος, η προσέγγιση Plan-Do-Check-Act διατηρείται, αλλά ο κίνδυνος διαδραματίζει πλέον κεντρικό ρόλο στον καθορισμό του οργανωτικού πλαισίου, στην καθιέρωση δομών που εφαρμόζονται για τη διαχείριση της ποιότητας και την αξιολόγηση της απόδοσης του QMS σε σχέση, πάντα, με την ικανοποίηση του πελάτη και την ανάλυση των υπόλοιπων επιχειρηματικών αποτελεσμάτων.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

• Πρόγραμμα Εξαιρετικής Απόδοσης Baldrige (BPEP). (2018). Πλαίσιο Excellence Baldrige. Διατίθεται από το https://www.nist.gov/baldrige/publications/baldrige-excellence-framework/businessnonprofit
• Aven, Τ. (2016). Αξιολόγηση κινδύνου και διαχείριση κινδύνου: Ανασκόπηση πρόσφατων προόδων κατά την ίδρυσή τους. European Journal of Operational Research, 253 (1), 1-13.
• Hertz, H. (2016, Καλοκαίρι) Η Διαχείριση Κινδύνων Επιχειρήσεων Απαιτεί Προοπτική Συστημάτων. Baldrige Blog. Διατίθεται στη διεύθυνση https://www.nist.gov/baldrige/enterprise-risk-management-requires-systems-perspective
• Hoyle, D. (2017). Εγχειρίδιο συστήματος ποιότητας ISO 9000 – ενημερωμένο για το πρότυπο ISO 9001: 2015: Αύξηση της ποιότητας των αποτελεσμάτων ενός οργανισμού. Routledge.
• Illés, BC, Szuda, C., & Dunay, Α. (2017). Ποιότητα και διαχείριση – Εργαλεία για συνεχή και συστηματική βελτίωση των διαδικασιών. 
 Ίδρυμα Επαγγελματικής Ασφάλειας και Υγείας (IOSH UK) (2017). Συνδυασμένη εργασία – εισαγωγή σε ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης.
• Kendall, Κ. (2017). Η αυξανόμενη σημασία της διαχείρισης κινδύνου σε έναν αβέβαιο κόσμο. Το Περιοδικό για την Ποιότητα και τη Συμμετοχή, 40 (1), 4.
• Kovach, JV & Fredendall, LD (2013). Η επίδραση των πρακτικών συνεχούς βελτίωσης στη μάθηση: Μια εμπειρική μελέτη. Εφημερίδα της διαχείρισης της ποιότητας, 20 (4), 6-20.
• Laqua, Raimond. (2018, 23 Αυγούστου). Αποσφυρίζοντας τον κίνδυνο. Intelex Κοινοτικό Webinar. Διατίθεται στη διεύθυνση https://community.intelex.com/library/peer-resources/demystifying-risk
• Willumsen, Ρ., Oehmen, J., Rossi, Μ., & Welo, Τ. (2017). Εφαρμογή της ευέλικτης σκέψης στη διαχείριση κινδύνων στην ανάπτυξη προϊόντων. Στο Proc. 21st Intl. Conf. σε Engr. Σχεδιασμός (ICED 17), Βανκούβερ, 269-278.

Πηγή: https://www.qualitymag.com/articles/95239-risk-based-thinking-creating-opportunities-from-strategic-insights