Επιθεώρηση 101:Κατανόηση των Επιθεωρήσεων και Συμβουλές για Προετοιμασία

Οι επιθεωρήσεις μπορεί να φαίνονται σαν μία ακόμη αγγαρεία που πρέπει να διεκπεραιωθεί, αλλά η κατανόησή τους μπορεί να σας βοηθήσει να τις προσεγγίσετε αποτελεσματικά.

Από τη Genevieve Diesing

Η ελεγκτική διαδικασία αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας(ΣΔΠ). Ενώ ένα ΣΔΠ καθορίζει τη δέσμευση μιας εταιρείας στην ποιότητα, οι επιθεωρήσεις εξασφαλίζουν ότι αυτή η δέσμευση τηρείται και διατηρείται.

“Οι επιθεωρήσεις κρατάνε τους πάντες ειλικρινείς. Το ΣΔΠ είναι η απόλυτη αλήθεια της εργασίας σας και οι επιθεωρήσεις αξιολογούν τη συμμόρφωσή σας με αυτή την αλήθεια”, λέει ο Timothy McClung, αυτοαπασχολούμενος αρχιτέκτονας συστημάτων δοκιμής.

Η επιθεώρηση διασφαλίζει πως αυτό που μία εταιρεία λέει ότι κάνει ευθυγραμμίζεται με αυτό που πραγματικά κάνει. Ενώ το ΣΔΠ καθορίζει το τι πρέπει να γίνει, οι επιθεωρήσεις εξασφαλίζουν ότι αυτές οι οδηγίες ακολουθούνται, προωθώντας τη συνεχή βελτίωση.

“Η αποτελεσματική επιθεώρηση παρατηρεί την απόδοση σε πραγματικό χρόνο. Αξιολογώντας τόσο την προηγούμενη όσο και την τρέχουσα απόδοση, οι επιθεωρήσεις διασφαλίζουν ότι ο οργανισμός επιτυγχάνει τους στόχους του”, λέει ο Andrae D.Maze, υπεύθυνος τομέα ISO, αξιολογήσεις ποιότητας, Smithers.

Οι επιθεωρήσεις, ιδιαίτερα οι εσωτερικές, είναι σαν τις καθιερωμένες ιατρικές εξετάσεις για μία επιχείρηση. Διασφαλίζουν ότι μία επιχείρηση βρίσκεται στον σωστό δρόμο με τους ποιοτικούς της στόχους και βοηθούν στον εντοπισμό περιοχών που ίσως χρειάζονται αναβάθμιση. Καθώς οι διαδικασίες και οι ανάγκες των πελατών αλλάζουν, οι τακτικές  επιθεωρήσεις διασφαλίζουν ότι το ΣΔΠ παραμένει προσαρμόσιμο και αποτελεσματικό.

Τι ακριβώς είναι μία επιθεώρηση;

Μία επιθεώρηση είναι ουσιαστικά μία εξέταση υγείας για τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Σκεφτείτε μία επίσκεψη στο γιατρό, αλλά για την εταιρεία σας.

“Υπάρχουν 3 κύρια μέρη σε μία επιθεώρηση: τα άτομα που εμπλέκονται, το κανονιστικό πλαίσιο και το τι ελέγχετε,” λέει ο McClung.

Μία επιθεώρηση αποτελείται από:

• Τα άτομα που εμπλέκονται: Αναφέρεται τόσο στον επιθεωρητή( αυτόν που διενεργεί τον έλεγχο) όσο και στον ελεγχόμενο (αυτόν που υποβάλλεται σε έλεγχο).
• Το κανονιστικό πλαίσιο: Αυτό είναι το σύνολο των προτύπων ή των σημείων αναφοράς με βάση τα οποία αξιολογούνται οι διαδικασίες της εταιρείας.
• Τι ελέγχετε: Αυτό είναι το συγκεκριμένο πεδίο ή η διαδικασία που εξετάζεται. Θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε, από οικονομικούς λογαριασμούς μέχρι ποιότητα παραγωγής.

Τύποι επιθεωρήσεων

Κάθε τύπος επιθεώρησης εξυπηρετεί έναν μοναδικό σκοπό και παρέχει διαφορετικές πληροφορίες για τις λειτουργίες μιας επιχείρησης.

Στον πυρήνα του, μία εσωτερική επιθεώρηση αποτελεί μία αυτοαξιολόγηση.

“Είναι όταν κάποιος από την δική σας επιχείρηση ελέγχει πώς πάνε τα πράγματα,” λέει ο McClung.

Οι εσωτερικές επιθεωρήσεις είναι “σαν μια δοκιμαστική εξέταση [όπου] εντοπίζετε προβλήματα και τα διορθώνετε, πριν τα δει κάποιος άλλος,” λέει ο Scott Carey, Διευθυντής Πιστοποίησης ISO, Υπηρεσίες Εγγραφής HSB.

Με τη διενέργεια αυτών των επιθεωρήσεων, οι επιχειρήσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν προληπτικά οποιαδήποτε πιθανά προβλήματα, εξασφαλίζοντας ομαλότερες λειτουργίες και αυξημένη παραγωγικότητα.

Οι επιθεωρήσεις προμηθευτών είναι όταν οι επικεφαλής αξιολογούν τους προμηθευτές, ή “Όταν ελέγχετε, εάν οι άνθρωποι από τους οποίους αγοράζετε πράγματα( όπως υλικά για τα προϊόντα σας) κάνουν σωστά τη δουλειά τους, ”λέει ο Timothy Cruickshank, επικεφαλής επιθεωρητής και σύμβουλος στην Quality Audit Solutions.

Η αποτελεσματικότητα των προμηθευτών σας επηρεάζει άμεσα την επιχείρησή σας. Η διενέργεια εξωτερικών επιθεωρήσεων είναι σαν το “να επιλέγετε τον καλύτερο συμπαίκτη,” λέει ο Carey. “Θέλετε να είστε σίγουροι ότι δεν θα σας απογοητεύσουν.”

Διασφαλίζοντας ότι οι προμηθευτές σας συμμορφώνονται με τα πρότυπα ποιότητας, οι επικεφαλής όχι μόνο προστατεύουν την ποιότητα των προϊόντων τους αλλά ενισχύουν, επίσης, το κύρος τους ως επωνυμία.

Οι επιθεωρήσεις τρίτων παρέχουν μία αντικειμενική αξιολόγηση της εταιρείας σας. Η επίτευξη πιστοποίησης ή θετικής κριτικής μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την εικόνα της εταιρείας σας καθιστώντας το πιο εύκολο να κατακτήσετε την εμπιστοσύνη των πελατών και  επιχειρηματικές συνεργασίες. Σε αυτή την περίπτωση, “Μια άλλη εταιρεία έρχεται και σας δίνει βαθμολογία,” λέει. “Αν τα πάτε καλά, λαμβάνετε ένα πιστοποιητικό που δείχνει σε όλους ότι τα πηγαίνετε εξαιρετικά.”

Συμβουλές για αποτελεσματική προετοιμασία επιθεώρησης

Είτε προετοιμάζεστε για μία εσωτερική αξιολόγηση είτε για αξιολόγηση από τρίτο μέρος, η προετοιμασία είναι ζωτικής σημασίας. Για να τα πάτε καλά, οι ειδικοί συμβουλεύουν τα εξής:

• Τεκμηριώστε τα πάντα: “Αν δεν το καταγράψατε, δε συνέβη ποτέ,” λέει ο McClung. Με άλλα λόγια: Ανεξάρτητα από το πόσο καλές είναι οι διαδικασίες σας, αν δεν είναι καλά τεκμηριωμένες, μπορεί και να μην υπάρχουν( από την οπτική γωνία της επιθεώρησης).
• Διατηρήστε μία καλή ομάδα: Είναι σημαντικό να έχετε μια αφοσιωμένη ομάδα που είναι προετοιμασμένη για την επιθεώρηση. “Αναθέστε σε ικανά άτομα,” λέει ο Cruickshank. “Βεβαιωθείτε ότι είναι εκπαιδευμένα και μπορούν να αντιμετωπίσουν το άγχος μίας επιθεώρησης.”
• Κάντε το ενστικτώδες: Οι διαδικασίες και τα έγγραφά σας, πρέπει να είναι εύκολο να ακολουθηθούν. “Κάντε τα έγγραφα διαισθητικά, ώστε ο καθένας να μπορεί να ακολουθήσει τη λογική, μειώνοντας τις ανάγκες εκπαίδευσης και διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση,” συμβουλεύει ο Carey.

 

Οι επιθεωρήσεις είναι το κλειδί για τη διασφάλιση της ποιότητας, της συμμόρφωσης και της συνεχούς βελτίωσης. Με την κατανόηση τους και την αποτελεσματική προετοιμασία, οι επικεφαλής μπορούν να τις μετατρέψουν σε πολύτιμα εργαλεία ανάπτυξης.

Το πρωτότυπο άρθρο δημοσιεύτηκε στο Quality Magazine στις 06/12/2023.

Πηγή:https://www.qualitymag.com/articles/97659-auditing-101-understanding-audits-and-tips-to-prepare-part-1

Image by macrovector on Freepik